Verantwoording van de PAWOZ-subsidie

Subsidiabele kosten

De subsidieregeling onderscheid drie typen kosten:

1. Loonkosten
2. Kosten van externe inhuur
3. Materiële kosten

Onder de categorieën ‘loonkosten’ en ‘kosten van externe inhuur’ vallen mensen die in dienst zijn bij of worden ingehuurd door de aanvrager om namens de organisatie leiding en uitvoering te geven aan een project. Denk bijvoorbeeld aan een projectleider voor een bepaald project. 

Onder de categorie ‘materiële kosten’ vallen alle overige kosten, denk aan (niet uitputtend):

• de aankoop van grond of onroerend goed;
• de kosten voor een verbouwing of andere werken;
• de aanschaf van roerende zaken; denk bijvoorbeeld aan een pipowagen, geluidsinstallatie; feestverlichting, podia, etc..
• opdrachten aan bureaus of andere derden voor specifieke diensten of werken; denk bijvoorbeeld aan het inhuren voor een aannemer om een pad te verharden of een jurist om te adviseren over een vraagstuk rondom eigendomsrechten. 

Soms is het onderscheid tussen externe inhuur en opdrachten voor specifieke diensten niet gelijk helder. Daarom een voorbeeld: een ingehuurde projectleider voert regie op een project namens de organisatie en geeft opdracht aan een bureau of andere derden om een zaal te verbouwen. De opdracht aan dit bureau of derden valt onder materiële kosten, de inhuur van de projectleider valt onder externe inhuur. 

Belangrijkste onderscheid: behartigt de inhuur het belang van de aanvrager bij de uitvoering van een project en stuurt hij/zij anderen aan die het project uitvoeren, of voert hij/zij een opdracht uit voor de aanvrager?  

Twijfel je over of iets externe inhuur is, of materiële kosten? Neem dan contact op met pawoz@hethogeland.nl, dan helpen wij je verder. 

Wanneer zijn kosten subsidiabel?

Deze kosten zijn subsidiabel indien en voor zover zij:

• verband houden met de uitvoering van het project;
• gemaakt worden na de indiening van de subsidieaanvraag; en
• gemaakt worden binnen de looptijd van de regeling.

Gesubsidieerde kosten mogen niet geactiveerd worden op de balans

Het kan zijn dat met subsidie grond, onroerende of roerende zaken worden aangeschaft. De kosten die gesubsidieerd worden, mogen niet worden geactiveerd op de balans van de aanvrager en/of betrokken projectpartners. Je kunt een verbouwing of aankoop dus niet volledig financieren met subsidie en deze vervolgens ook activeren op de balans. 

Het deel van de kosten waarvoor u geen subsidie ontvangt, kun u wel activeren op de balans. Dit wordt in de boekhoudkunde ook wel de ‘netto-methode’ genoemd. 

Vermogensvorming

Op grond van artikel 12 lid 4 van de Algemene subsidieverordening; is de subsidieontvanger verplicht om in geval van vermogensvorming de gemeente onverwijld te informeren. De gemeente kan in dat geval om een vergoeding vragen. 

Van vermogensvorming als hier bedoeld kan enkel sprake zijn in de volgende gevallen: 

• de subsidieontvanger voor de gesubsidieerde activi­teiten gebruikte of bestemde goederen vervreemdt of bezwaart of de bestemming daarvan wijzigt;
• de subsidieontvanger een schadevergoeding ontvangt voor verlies of beschadiging van voor de gesubsidieerde activi­teiten gebruikte of bestemde goederen;
• de gesubsidieerde activi­teiten geheel of gedeeltelijk worden beëindigd;
• de subsidieverlening of de subsidievaststelling wordt ingetrokken of de subsidie wordt beëindigd; of
• de rechtspersoon die de subsidie ontving wordt ontbonden.

De voorwaarden waaronder en de wijze waarop de vergoeding wordt berekend, worden vastgelegd in de verleningsbeschikking die u als aanvrager ontvangt. 

Hoe verantwoord ik de gemaakte kosten?

Algemene regels

Ontvang je tussen de € 5.000 en € 50.000 subsidie, dan is alleen een inhoudelijk verslag vereist waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activi­teiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan.

Ontvang je meer dan € 50.000 subsidie, dan dien je het volgende in: 

• een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activi­teiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan;
• een overzicht van de gesubsidieerde activi­teiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening);
• een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop; en
• een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant.

Op basis van deze documenten neemt de gemeente een besluit over de definitieve vaststelling.

Projectadministratie

Zorg voor een goede projectadministratie, waarin minimaal de in dit document genoemde documentatie is opgenomen. Regel dit gelijk vanaf de start van het project, zodat je niet achteraf op zoek moet naar documentatie zoals betaalbewijzen en overeenkomsten. Dat scheelt tijd en mogelijk ook vragen vanuit uw accountant. 

De eigen accountant van de aanvrager controleert de projectadministratie en geeft een controleverklaring af. De gemeente kan steekproefsgewijs een controle op de administratie uitvoeren. 

Tip: stem de inrichting van de projectadministratie bij de start van het project af met uw accountant, dat geeft u zekerheid en helpt de accountant tijdens de controle.  

Loonkosten

De inbreng van betaalde arbeid door de aanvrager wordt forfaitair gewaardeerd per uur, op basis van een door aanvrager onderbouwd uurtarief met een maximum van € 90 per uur. Het uurtarief kun je onderbouwen door de totale brutoloonkosten per jaar te vermeerderen met €28.000 en te delen door 1354 uur. 

De minimale documentatie die u moet opnemen in uw projectadministratie: 

• Een loonstrook met daarop de naam en het totale jaarlijkse brutoloon van de persoon zichtbaar en de overige persoonsgegevens zwartgelakt;
• Een verklaring waarin staat dat de persoon voor X uren per week aan project Y is toegewezen gedurende een gespecificeerde periode van Z aantal weken. Dit document moet voorafgaand aan de start van de werkzaamheden ondertekend worden door de betreffende persoon en zijn/haar manager. Eventuele wijzigingen worden vastgelegd in een door beide partijen te ondertekenen addendum op deze verklaring. Deze addendum wordt ondertekend voorafgaand aan de ingang van de wijzigingen.
• Een berekening van de toegerekende kosten, die aansluit op de hierboven genoemde gegevens. 

Bij de eindcontrole door de accountant, zal hij/zij dit meenemen in de controleverklaring. 

Externe inhuur

Externe inhuur wordt forfaitair gewaardeerd per uur, op basis van een door aanvrager onderbouwd uurtarief met een maximum van €90 per uur, eventueel vermeerderd met de omzetbelasting, tenzij deze compensabel is.

Minimale documentatie

De minimale documentatie die u moet opnemen in uw projectadministratie: 

• Een ondertekende opdrachtovereenkomst met daarop:
  • de bedrijfsgegevens van het bedrijf waarvoor de persoon werkt
  • de naam van de persoon
  • het uurtarief van de persoon
  • hoeveel uur per week de persoon werkzaam is voor het project
  • hoeveel weken de persoon werkzaam is voor het project.
• Eventuele wijzigingen worden vastgelegd in een door beide partijen te ondertekenen addendum op deze opdrachtovereenkomst. Deze addendum wordt ondertekend voorafgaan aan de ingang van de wijzigingen.
• De facturen en betaalbewijzen behorende bij deze opdrachtovereenkomst. 

Bij de eindcontrole door de accountant, zal hij/zij dit meenemen in de controleverklaring. 

Materiële kosten

Aankoop van grond

De huur of aankoop van onroerend goed komt voor subsidie in aanmerking indien: 

• er een duidelijk verband bestaat tussen de huur/koop en de doelstellingen van het betrokken project;
• de grond is aangekocht voor een prijs die de marktwaarde niet overstijgt;
• de grond alleen wordt gebruikt voor de uitvoering van het project. Indien dit niet het geval is, is alleen het deel van de kosten dat overeenstemt met het gebruik voor het project subsidiabel; en
• de grond volgens de netto-methode op de balans wordt geactiveerd (alleen het nettobedrag wordt geactiveerd, dat houdt in het aankoopbedrag minus de ontvangen subsidie).  

De minimale documentatie die u moet opnemen in uw projectadministratie: 

• een bewijs afgegeven door een onafhankelijke gecertificeerde taxateur of een naar behoren gemachtigd officieel orgaan, waaruit blijkt dat de prijs de marktwaarde niet overschrijdt;
• een verklaring van de aanvrager dat de grond niet vóór de uitvoering van het project met overheidssubsidie is aangekocht;
• de grond alleen wordt gebruikt voor het doel van het project, indien dit niet het geval is, is alleen het deel van de aankoop van de onroerende zaak dat overeenstemt met het gebruik voor het project subsidiabel;
• de notariële akte betreffende de overdracht van de onroerende zaak; en
• een bewijs dat de onroerende zaak volgens de netto-methode is opgenomen in de boekhouding.

Bij de eindcontrole door de accountant, zal hij/zij dit meenemen in de controleverklaring. 

Kosten van onroerende zaken

De huur, lease of aankoop van onroerend goed komt voor subsidie in aanmerking indien: 

• er een duidelijk verband bestaat tussen de huur/lease/koop en de doelstellingen van het betrokken project;
• het onroerend goed is gehuurd/geleased/aangekocht voor een prijs die de marktwaarde niet overstijgt;
• het onroerend goed alleen wordt gebruikt voor de uitvoering van het project. Indien dit niet het geval is, is alleen het deel van de kosten dat overeenstemt met het gebruik voor het project subsidiabel; en
• in geval van aankoop van onroerend goed, het onroerend volgens de netto-methode op de balans wordt geactiveerd (alleen het nettobedrag wordt geactiveerd, dat houdt in het aankoopbedrag minus de ontvangen subsidie). 

Minimale documentatie:

De minimale documentatie die u moet opnemen in uw projectadministratie: 

• een bewijs afgegeven door een onafhankelijke gecertificeerde taxateur of een naar behoren gemachtigd officieel orgaan, waaruit blijkt dat de prijs de marktwaarde niet overschrijdt;
• een verklaring ondertekend door de verkopende partij dat de onroerende zaak niet vóór de uitvoering van het project met overheidssubsidie is aangekocht;
• een bewijs dat de onroerende zaak alleen wordt gebruikt voor het doel van het project; Indien dit niet het geval is, is alleen het deel van de aankoop van de onroerende zaak dat overeenstemt met het gebruik voor het project subsidiabel;
• een berekening van de toe te rekenen kosten;
• de notariële akte betreffende de overdracht van de onroerende zaak; en
• een bewijs dat de onroerende zaak volgens de netto-methode is opgenomen in de boekhouding.

Bij de eindcontrole door de accountant, zal hij/zij dit meenemen in de controleverklaring. 

Beheer en onderhoud

Beheer- en onderhoudskosten zijn tot maximaal de looptijd van de subsidieregeling subsidiabel. Deze kosten kunnen worden verantwoord als incidentele beheerskosten. Dit doe je door een voorziening op te nemen in de boekhouding. De jaarlijkse beheer- en onderhoudskosten boek je daar vervolgens weer vanaf. 

Minimale documentatie

De minimale documentatie die u moet opnemen in uw projectadministratie: 

• Een goed onderbouwde raming van de beheer- en onderhoudskosten.
• Een bewijs dat de voorziening is getroffen.

Bij de eindcontrole door de accountant, zal hij/zij dit meenemen in de controleverklaring. 

Roerende zaken en specifieke diensten

De huur, lease of aankoop van roerende zaken of specifieke diensten komt voor subsidie in aanmerking indien: 

• er een duidelijk verband bestaat tussen de huur/lease/koop en de doelstellingen van het betrokken project;
• de roerende zaak / specifieke dienst is aangekocht voor een prijs die de marktwaarde niet overstijgt;
• de roerende zaak / specifieke dienst alleen wordt gebruikt voor de uitvoering van het project. Indien dit niet het geval is, is alleen het deel van de kosten dat overeenstemt met het gebruik voor het project subsidiabel.
• in geval van aankoop van een roerend zaak, deze volgens de netto-methode op de balans wordt geactiveerd (alleen het nettobedrag wordt geactiveerd, dat houdt in het aankoopbedrag minus de ontvangen subsidie).

In alle gevallen dient u het volgende op te nemen in uw projectadministratie: 

• De ondertekende offerte
• De bijbehorende facturen en betaalbewijzen
• Bewijs dat de roerende zaak volgens de netto-methode in de boekhouding is verwerkt. 

Daarnaast dient u in uw administratie op te nemen op welke wijze u de roerende zaak of specifieke dienst heeft ingekocht. Bij de eindcontrole van de projectadministratie door de accountant, zal hij/zij dit meenemen in de controleverklaring. Er zijn drie regimes: 

Regime 1: vormvrij (enkelvoudig onderhands)

Geldt voor:

• Leveringen en diensten <€70.000,- excl. BTW.
• Werken <€150.000,- excl. BTW.

Tips (geen vereiste):

• Vraag een extra offerte op wanneer je denkt dat een (te) hoge prijs wordt aangeboden.
• Verklaar de Algemene Inkoopvoorwaarden van Het Hogeland van toepassing en wijs de verkoopvoorwaarden van de opdrachtnemer nadrukkelijk af.

Regime 2: Minimaal 3 offertes obv transparante voorwaarden (meervoudig onderhands)

Geldt voor:

• Leveringen en diensten vanaf €70.000,- excl. BTW tot €216.000,- excl. BTW.
• Werken vanaf €150.000,- excl. BTW tot €1.500.000,- excl. BTW.

De eisen waar de levering/dienst/werk aan dient te voldoen moeten vooraf bekend zijn.  Offertes worden beoordeeld op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding. Bepaal je beoordelingskader (hoeveel waarde hecht je aan prijs, hoeveel waarde hecht je aan kwaliteit, hoeveel waarde hecht je aan zorgvuldigheid). Wees vooraf transparant naar de partijen die je uitnodigt over hoe je gaat beoordelen en hou je aan het vooraf vastgestelde beoordelingskader. Beargumenteer waarom je voor een specifieke aanbieder hebt gekozen en leg dit vast in de projectadministratie. 

Tips (geen vereiste):

• Verklaar de Algemene Inkoopvoorwaarden van Het Hogeland van toepassing en wijs de verkoopvoorwaarden van de opdrachtnemer nadrukkelijk af.

Nationaal openbare of Europese aanbesteding volgens de Aanbestedingswet 2012

Geldt voor: 

• Leveringen en diensten >€216.000,-  excl. BTW (Europese aanbesteding).
• Werken vanaf €1.500.000,- excl. BTW tot €5.404.000 excl. BTW (Nationaal openbare aanbesteding).
• Werken >€5.404.000,- excl. BTW (Europese aanbesteding)

Leveringen, diensten en werken die de bovengenoemde drempels overschrijden dienen als zijnde een overheidsopdracht nationaal aanbesteed of Europees aanbesteed te worden conform de geldende wet- en regelgeving. Hiervan kan niet worden afgeweken. Neem in deze gevallen contact op met pawoz@hethogeland.nl. De gemeente zorgt in dat geval dat je ondersteund wordt bij het goed uitvoeren van het inkoopproces.