Verantwoording van de PAWOZ-subsidie

Subsidiabele kosten

Binnen de subsidieregeling zijn er drie soorten kosten:

1. Loonkosten
2. Kosten voor externe inhuur
3. Materiële kosten

Loonkosten en kosten voor externe inhuur gaan over mensen die voor de aanvrager werken aan het project. Dit kunnen medewerkers in dienst zijn, of ingehuurde krachten.
Het gaat om mensen die namens de organisatie het project aansturen of uitvoeren, zoals een projectleider.

Materiële kosten zijn alle andere kosten die nodig zijn voor het project. Denk bijvoorbeeld aan:

• de aankoop van grond of gebouwen;
• kosten voor een verbouwing of andere werkzaamheden;
• de aanschaf van spullen, zoals een pipowagen, geluidsinstallatie, feestverlichting of een podium;
• opdrachten aan bedrijven of andere derden voor specifieke werkzaamheden, zoals:
  • het inhuren van een aannemer om een pad te verharden;
  • het inschakelen van een jurist voor advies over eigendomsrechten.

Soms is het verschil tussen externe inhuur en materiële kosten niet meteen duidelijk.
Daarom een voorbeeld:

Een ingehuurde projectleider stuurt het project aan namens de organisatie en geeft opdracht aan een bureau om een zaal te verbouwen.

• De projectleider valt onder externe inhuur.
• De opdracht aan het bureau valt onder materiële kosten.

Het belangrijkste onderscheid is:
Gaat het om iemand die het belang van de aanvrager behartigt en anderen aanstuurt bij de uitvoering van het project?
Of gaat het om iemand of een bedrijf dat een concrete opdracht uitvoert voor de aanvrager?

Twijfel je of een kostenpost valt onder externe inhuur of onder materiële kosten?
Neem dan contact op via pawoz@hethogeland.nl. We denken graag met je mee.

Wanneer zijn kosten subsidiabel?

Kosten zijn subsidiabel als zij:

• direct te maken hebben met de uitvoering van het project;
• zijn gemaakt ná het indienen van de subsidieaanvraag; en
• zijn gemaakt binnen de looptijd van de subsidieregeling.

Gesubsidieerde kosten en de balans

Met subsidie kunnen grond, gebouwen of andere zaken worden aangeschaft.
De kosten waarvoor je subsidie ontvangt, mag je niet activeren op de balans van de aanvrager en/of projectpartners.

Dit betekent dat je een verbouwing of aankoop niet volledig met subsidie mag financieren én deze daarna ook nog op de balans mag zetten.

Het deel van de kosten waarvoor je geen subsidie ontvangt, mag je wél activeren op de balans.
Dit heet in de boekhouding de netto-methode.

Vermogensvorming

Volgens artikel 12, lid 4 van de Algemene subsidieverordening moet de subsidieontvanger de gemeente direct informeren als er sprake is van vermogensvorming.
In dat geval kan de gemeente om een vergoeding vragen.

Van vermogensvorming is alleen sprake in de volgende situaties:

• de subsidieontvanger verkoopt, verpandt of wijzigt de bestemming van goederen die met subsidie zijn aangeschaft;
• de subsidieontvanger ontvangt een schadevergoeding voor verlies of schade aan gesubsidieerde goederen;
• de gesubsidieerde activi­teiten worden geheel of gedeeltelijk beëindigd;
• de subsidie wordt ingetrokken, beëindigd of definitief lager vastgesteld;
• de rechtspersoon die de subsidie ontving wordt ontbonden.

De voorwaarden en de manier waarop een eventuele vergoeding wordt berekend, staan in de verleningsbeschikking die je als aanvrager ontvangt.

Hoe verantwoord ik de gemaakte kosten?

Algemene regels

Ontvang je tussen € 5.000 en € 50.000 subsidie?
Dan hoef je alleen een inhoudelijk verslag in te dienen.
Daarin beschrijf je in hoeverre de activi­teiten zijn uitgevoerd en of je aan de verplichtingen hebt voldaan.

Ontvang je meer dan € 50.000 subsidie?
Dan dien je de volgende documenten in:

• een inhoudelijk verslag;
• een overzicht van de activi­teiten met bijbehorende uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening);
• een balans van het afgelopen subsidietijdvak met toelichting;
• een controleverklaring van een onafhankelijke accountant.

Op basis van deze documenten stelt de gemeente de subsidie definitief vast.

Projectadministratie

Zorg voor een goede projectadministratie.
Daarin neem je minimaal de documenten op die in dit protocol worden genoemd.

Begin hier direct mee bij de start van het project. Zo voorkom je dat je later moet zoeken naar betaalbewijzen of overeenkomsten. Dat scheelt tijd en voorkomt vragen van de accountant.

De eigen accountant van de aanvrager controleert de projectadministratie en geeft een controleverklaring af.
De gemeente kan daarnaast steekproefsgewijs controles uitvoeren.

Tip: stem de inrichting van de projectadministratie bij de start van het project af met je accountant. Dat geeft duidelijkheid en helpt bij de controle.

Loonkosten

Betaalde arbeid van de aanvrager wordt forfaitair per uur berekend.
Dit gebeurt op basis van een onderbouwd uurtarief, met een maximum van € 90 per uur.

Het uurtarief bereken je door:

• de totale jaarlijkse brutoloonkosten te nemen;
• daar € 28.000 bij op te tellen;
• en dit bedrag te delen door 1.354 uur.

Minimale documentatie

In de projectadministratie neem je minimaal op:

• een loonstrook met naam en totaal brutoloon per jaar (overige persoonsgegevens mogen worden zwartgelakt);
• een ondertekende verklaring waarin staat:
  • hoeveel uur per week iemand aan het project werkt;
  • om welk project het gaat;
  • voor welke periode dit geldt;
• een berekening van de toegerekende kosten.

Wijzigingen leg je vast in een addendum dat vooraf wordt ondertekend door beide partijen.

De accountant neemt dit mee in de eindcontrole.

Externe inhuur

Externe inhuur wordt forfaitair per uur berekend, met een maximum van € 90 per uur.
Eventueel mag hier btw bij worden opgeteld, tenzij deze kan worden gecompenseerd.

Minimale documentatie

Je neemt minimaal op:

• een ondertekende opdrachtovereenkomst met:
  • bedrijfsgegevens;
  • naam van de persoon;
  • uurtarief;
  • aantal uren per week;
  • aantal weken inzet;
• eventuele addenda bij wijzigingen;
• facturen en betaalbewijzen.

De accountant controleert dit bij de eindcontrole.

Materiële kosten

Aankoop van grond

De huur of aankoop van grond is subsidiabel als:

• er een duidelijk verband is met het project;
• de prijs niet hoger is dan de marktwaarde;
• de grond alleen wordt gebruikt voor het project (of alleen het projectdeel wordt gesubsidieerd);
• de grond volgens de netto-methode op de balans wordt opgenomen.

Minimale documentatie

Je neemt minimaal op:

• een taxatierapport of officieel bewijs van marktwaarde;
• een verklaring dat de grond niet eerder met overheidssubsidie is gekocht;
• de notariële akte;
• bewijs van verwerking volgens de netto-methode.

Onroerende zaken

De huur, lease of aankoop van gebouwen is subsidiabel onder dezelfde voorwaarden als bij grond.
Ook hier geldt: alleen het deel dat voor het project wordt gebruikt, is subsidiabel.

De benodigde documentatie is gelijk aan die bij aankoop van grond.

Beheer en onderhoud

Beheer- en onderhoudskosten zijn subsidiabel tot maximaal de looptijd van de regeling.
Deze kosten verwerk je via een voorziening in de boekhouding.

Minimale documentatie

• een goed onderbouwde kostenraming;
• bewijs dat de voorziening is opgenomen.

Roerende zaken en specifieke diensten

De huur, lease of aankoop is subsidiabel als:

• er een duidelijk verband is met het project;
• de prijs niet hoger is dan de marktwaarde;
• het alleen (of deels) voor het project wordt gebruikt;
• bij aankoop: verwerking volgens de netto-methode.

Minimale documentatie

• ondertekende offerte;
• facturen en betaalbewijzen;
• bewijs van verwerking in de boekhouding.

Inkoopregels

Regime 1: enkelvoudig onderhands

Geldt voor:

• leveringen en diensten tot € 70.000;
• werken tot € 150.000.

Regime 2: meervoudig onderhands

Geldt voor:

• leveringen en diensten van € 70.000 tot € 216.000;
• werken van € 150.000 tot € 5.404.000.

Vraag minimaal drie offertes op en leg vast hoe je beoordeelt en waarom je kiest.

Europese aanbesteding

Geldt boven deze drempels.
Neem in dat geval contact op via pawoz@hethogeland.nl. De gemeente ondersteunt je hierbij.